Så säkrar du en trygg återgång till kontoret

Återgång till kontoret efter att restriktioner slopats kan innebära en utmaning för många organisationer. För en del medarbetare har distansarbete fungerat jättebra medan andra har känt sig isolerade. Vi måste främst se till verksamhetens behov men även ta hänsyn till medarbetarnas behov när vi bestämmer hur det nya normala ser ut.

Efter två års distansarbete kan vi se att majoriteten av medarbetaren vill ha en arbetsplats att kunna gå till men ändå ha kvar möjligheten till att jobba hemifrån. Dels för att många har skapat sig ett socialt och fungerande liv utanför kontoret och inte har lika stort behov av att komma till kontoret längre. Vi har alla landat i nya rutiner de senaste åren, så hur anpassar vi oss framåt?

Den fysiska arbetsplatsen kommer fortsatt ha en viktig roll i framtiden, inte minst för att upprätthålla och stärka gemenskapen men också för att öka kreativitet och innovation. Det sociala sammanhanget i arbetet har en stor betydelse för välmående och trivsel.

När arbetet sker hemifrån finns en risk att man kommer längre ifrån sina kollegor. En konsekvens av att träffa sina kollegor alldeles för sällan kan få medarbetare att sluta på sitt arbete. För vad är det som håller kvar oss på arbetsplatsen när vi arbetar hemma och inte träffar kollegor? Utmaningen ligger i hur vi anpassar ledarskapet och arbetsmiljön på ett nytt sätt. En arbetsplats som har en anpassningsförmåga och erbjuder flexibilitet har en större förmåga att behålla sin personal

-          Flexibilitet och att kunna möta medarbetarens behov är en framgångsfaktor för en lyckad återgång – Rebecca Granlund, kundansvarig på GOOZO.

Rebecca har en strategisk roll där hon har många möten med chefer och håller i utbildningar. I sådana situationer måste hon kunna ha ett flexibelt schema. En hybridlösning med bestämda dagar på kontor fungerar ofta inte om det inte finns några lediga platser för att kunna hålla flera möten. För få kontorsrum kan resultera i att man inte kan ha det där kundmötet på kontoret. - Ett tips är att inte ha obligatoriska fasta dagar på kontoret, då medarbetare har olika förutsättningar!

En stor utmaning för chefer enligt Rebecca är just att locka tillbaka medarbetarna till jobbet. En konsekvens av pandemin är att folk börjat värdesätta sitt privatliv mer. Dels att man slipper pendla och sparar tid, dels för att det har funnits möjlighet att gå den där morgonpromenaden, träna på lunchen eller att kunna gå ut med hunden. Här behöver vi skapa incitament för att få medarbetaren att välja bort den där morgonpromenaden eller lunchträningen. Men hur ska det göras?

Rebecca tror på att skapa fasta rutiner. Hitta på något roligt för att skapa engagemang och delaktighet. Till exempel gemensamma uppföljningsmöten varje vecka.

 Tips till chefer!

• Sätt er i små arbetsgrupper och diskutera gemensamt fram olika behov och önskemål.

• Utgå först och främst från verksamhetens mål och uppdrag, och vad som är möjligt hos er när ni diskuterar vilket arbetssätt som passar er bäst.

• Diskutera hur ni kan använda ert kontor och mötesplatser så effektivt som möjligt utifrån era behov. Se till exempel över hur tekniken fungerar, ni kanske behöver fler mindre mötesrum för att det ska passa så många som möjligt.

• Gör sedan en riskbedömning och följ upp hur ni tror att er lösning kommer fungera för er. Tips för att göra riskanalysen lite roligare är att använda röda, gröna och gula post it lappar.

• Organisera sociala aktiviteter med din grupp för att attrahera medarbetarna att komma tillbaka. Ha gemensamma luncher, fika eller teambuilding. Erbjud något för att medarbetaren ska känna att det är värt att komma till kontoret. För vem kan säga nej till en fika på jobbet?

Sammanfattningsvis är en fast arbetsplats en viktig del för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Medarbetaren vill på ett enkelt sätt kunna ha möjlighet till både samverkan med kollegor och koncentrerat arbete. En fortsatt flexibilitet och en hybrid arbetsmetod är en lösning som är här för att stanna. Men för att lyckas är det viktigt att det görs på rätt sätt. Ge medarbetarna rätt förutsättningar för hybridlösning och skapa fasta rutiner för att locka tillbaka dem!