Organisatorisk och social arbetsmiljö
Alla arbetsgivare har ett ansvar att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Genom att känna till vad som gäller i föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) kan chefer och ledare arbeta för att främja en god hälsa på arbetsplatsen och förebygga risker som kan uppstå i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Psykosocial arbetsmiljö så som arbetsbelastning, arbetsätt, konflikter och kränkande särbehandling är faktorer som påverkar vår hälsa. Dessa faktorer kräver en överblick över arbetsplatsen samt för hur arbetet är organiserat.
Föreskrifterna är anpassade till dagens arbetsliv och syftar till att ge kunskap till både arbetsgivare och arbetstagare för att kunna bedriva ett arbetsmiljöarbete.
Vad innebär organisatorisk och social arbetsmiljö?
Med organisatorisk arbetsmiljö menas de villkor och förutsättningar för arbetet som påverkas av ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter, krav, resurser och ansvar. Den sociala arbetsmiljön är de villkor och förutsättningar som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd för chefer och kollegor.
Vad innebär arbetsmiljöverket föreskrifter?
Föreskrifterna innehåller regler och råd om hur en chef eller ledare har kunskap om hur man kan arbeta för att förebygga och hantera en ohälsosam arbetsbelastning och hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling. Chefer ska också kunna ha förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken, till exempel genom att bli erbjuden utbildning, ha tillräckliga befogenheter, rimlig arbetsbelastning eller chefsstöd.
I arbetsmiljöverkets föreskrifter står det även att arbetsgivaren ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen syftar till att främja hälsa och ge organisationen bättre förmåga att motverka ohälsa. Arbetstagarna ska ha möjlighet att vara med att arbeta fram målen. Målen ska syfta till exempelvis att stärka och förbättra ledarskapet, kommunikationen, samarbete, inflytande och delaktighet. Om verksamheten består av minst 10 arbetstagare ska målen dessutom dokumenteras skriftligt.
Arbetsgivaren har ansvar för att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Arbetsmiljön behöver vara utformad på så vis att arbetstagarna har de resurser som krävs för att kunna hantera de krav som ställs i arbetet. Det innebär att resurser bör anpassas till de krav som ställs i arbetet. Exempel på krav kan innebära att en arbetsuppgift är för svår eller att arbetet ska vara klart inom en begränsad tid. Om kraven blir för höga i förhållande till de resurser man har kan ohälsa uppstå i form av exempelvis stress och utmattning. Med resurser menas vilka förutsättningar man har för att kunna hantera kraven. Det kan innebära att arbetstagaren har tillräckligt med kompetens för att utföra arbetsuppgiften, tid till återhämtning eller att ha möjlighet att kontrollera sin arbetsituation. Forskning visar att socialt stöd kan minska den negativa effekten av låg kontroll och höga krav. Theorells modell angående krav-kontroll-stöd kan ge ett bra vägledning i ert arbetsmiljöarbete. Genom regelbunden kommunikation med dina arbetstagare möjliggör du för att upptäcka tidiga tecken och signaler på en ohälsosam arbetsbelastning. Således kan risker hanteras innan ohälsa uppstår. Utöver den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan fysiska, kognitiva och ergonomiska förhållanden bidra till arbetsbelastningen.
För att inte en ohälsosam arbetsbelastning ska uppstå är det viktigt att alla arbetstagarna känner till: 1. Vilka uppgifter som de ska utföra, 2. Vilket resultat som ska uppnås med arbetet, 3. Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur, 4. Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras och 5. Vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet. Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1-5.
Vad har arbetsgivaren för skyldigheter i psykiskt påfrestande arbeten?
Många arbetsuppgifter och arbetssituationer kan ibland bli starkt psykiskt påfrestande för arbetstagarna, vilketn kan leda till ohälsa. Enligt arbetsmiljöverkets föreskrifter har arbetsgivaren skyldigheter att vidta åtgärder för att motverka att arbetstagarna hamnar i situationer som är i den grad psykiskt påfrestande att det leder till ohälsa. Exempel på arbetsuppgifter och arbetssituationer som kan vara starkt psykiskt påfrestande är att bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår.
Du som arbetsgivare kan motverka att psykiskt påfrestande arbetssituationer leder till ohälsa om du har:
Regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området.
Särskilda informations- och utbildningsinsatser.
Hjälp och stöd från andra arbetstagare.
Rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med kunder.
Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna. Arbetsgivaren bör redan vid planering av arbetet ta hänsyn till hur arbetstidens förläggning kan inverka på arbetstagarnas hälsa. Ett sätt att motverka att ohälsa uppstår med hänsyn till arbetstidens förläggning kan vara att skapa möjligheter till återhämtning.
Exempel på förläggning av arbetstider som kan medföra risker för ohälsa är 1. skiftarbete, 2. arbete nattetid, 3. delade arbetspass, 4. stor omfattning av övertidsarbete, 5. långa arbetspass, och 6. långtgående möjligheter att utföra arbete på olika tider och platser med förväntningar på att vara ständigt nåbar.
Har chefer ansvar att vidta åtgärder för kränkande särbehandling?
Ja! Arbetsgivare har ett ansvar att klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten, vilket står skrivet i policyn. Arbetsgivaren ska vidtå åtgärder för att förhindra förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkade särbehandling. Det ska också finnas rutiner för och kunskaper om hur man förebygger kränkande särbehandling.
Arbetsgivare kan motverka kränkande särbehandling då både arbetsgivare och arbetstagare har en dialog kring bemötande och uppträdande på arbetsplatsen. Det är viktigt att synliggöra vad just kränkande särbehandling innebär för just er på arbetsplatsen och vad det kan få för konsekvenser. Arbetgivaren beöver också vara uppmärksam på förhållanden som kan vara tecken på att någon inte trivs och blir utsatt för kränkande särbehandling. Exempel på förhållanden som kan förekomma i verksamheter och som bör uppmärksammas är:
Konflikter
Arbetsbelastning,
Samarbetssvårigheter,
Hög sjukfrånvaro
Otydlig roll och ansvarsfördelning
Rutiner för hantering och utredning av kränkande särbehandling
I föreskriften står det att arbetsgivarens ansvar är att skapa tydliga och kända rutiner för hur hantering sker då kränkande särbehandling förekommer. Alla arbetstagare ska veta vem som tar emot information när någon blir utsatt för kränkande särbehandling, vad som händer med informationen, och hur och var den utsatta kan vända sig till för att få stöd. Det är arbetsgivarens ansvar att göra informationen känd för arbetstagarna. När problem uppstår är det vanligen en chef/ledare som får ta hand om det. Med kunskap om hur du agerar exempelvis konflikthantering är du väl förberedd för situationen. Du kan också be företagshälsovård eller skyddsombudet om råd och hjälp när någon blivit utsatt för kränkande särbehandling.